Šajā privātuma politikā izskaidrots, kādi personas dati, kā un kādiem mērķiem tiek apstrādāti saistībā ar ziņošanas platformu (“Trauksmes celšanas kanāls”), kas izstrādāta saskaņā ar Eiropas Savienības Direktīvu 2019/1937, par to personu aizsardzību, kuras ziņo par Savienības tiesību aktu pārkāpumiem (“Trauksmes celšanas direktīva”) un attiecīgajiem nacionālajiem tiesību aktiem.
4finance Group, slēgta sabiedrība ar ierobežotu atbildību, reģistrēta Luksemburgā, ieskaitot visas tās tieši vai netieši kontrolētās juridiskās personas, rīkojas kā personas datu pārzinis vai līdzpārzinis atkarībā no attiecīgajiem nacionālajiem tiesību aktiem.
Process ietver Trauksmes celšanas kanālu, un jebkādi ziņojumi tajā tiek iesniegti un no tā izrietošās darbības un izmeklēšanas tiek veiktas saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (“VDAR”).
1. Pārzinis
Ja ziņojums ir saistīts ar tāda 4finance Group meitasuzņēmuma darbiniekiem vai citām saistītajām personām, kas nav AS 4finance, personas datu apstrādi šī procesa kontekstā kontrolē AS 4finance.
AS “4finance”
Brīvības iela 155A, Riga, LV-1012
privacy@4finance.com
2. Mērķis
Personas datu apstrādes mērķis ir izveidot un uzturēt Trauksmes celšanas kanālu un saņemt, izmeklēt un atrisināt jebkādus noteikumu pārkāpumus, citus pārkāpumus vai citus jautājumus, par kuriem ziņots, izmantojot Trauksmes celšanas kanālu, saskaņā ar līdzpārziņa iekšējām politikām un Trauksmes celšanas direktīvas un nacionālo tiesību aktu prasībām. Lai arī ziņojumā 4finance Group var saņemt jebkāda veida informāciju, tostarp nepareizu vai pārmērīgu, mērķis ir iegūt pierādījumus, kas tiek izskatīti.
3. Juridiskais pamatojums:
Visa apstrāde ir balstīta uz Trauksmes celšanas direktīvu, kas iestrādāta Latvijas Trauksmes celšanas likumā. Turklāt personas datu apstrāde, kas attiecas uz ziņojuma subjektiem, Trauksmes cēlējiem un Lietas uzraugiem, ir balstīta uz Pārziņa likumīgo interesi novērst, konstatēt, izmeklēt un atrisināt ļaundarību. Līdzpārziņi bez nodoma var tikt pakļauti īpašām Trauksmes celšanas ziņojumā ietvertajām personas datu kategorijām atbilstoši VDAR 9. pantā atļautajiem izņēmumiem, piemēram, nodarbinātības, sociālās drošības un sociālās aizsardzības tiesību aktu jomā (9.2. panta (b) punkts), un nolūkā uzsākt, vadīt vai aizstāvēties pret juridiskām prasībām vai ik reizi, kad tiesas darbojas atbilstoši savai tiesiskajai kapacitātei (9.2. panta (f) punkts). Jebkādi neatbilstoši vai pārmērīgi personas dati tiek dzēsti saskaņā ar Trauksmes celšanas direktīvas 17. pantu.
4. Datu subjektu un datu kategorijas
Trauksmes cēlēji. Jāņem vērā, ka Trauksmes cēlējs ziņojumu iesniedz anonīmi. Trauksmes cēlējs var ietvert arī personas datus (piemēram, vārdu, atrašanās vietu, departamentu, vecumu, dzimumu, finanšu datus utt.), ja vien tas palīdz izmeklēšanā. Trauksmes cēlēja sniegtā informācija var ietvert arī īpašas personas datu kategorijas (piemēram, informāciju par personas veselību, biometriskajiem datiem, uzskatiem, seksualitāti, sodāmībām). Lietas apstākļi var ļaut netieši identificēt Trauksmes cēlēju. Tie ietver 4finance Group darbiniekus un ārējās ieinteresētās puses, piemēram, personas, kuras nav darbinieki, kuras saskaras ar uzņēmumu, veicot ar darbu saistītās darbības, piemēram, pakalpojumu sniedzēji, izplatītāji, piegādātāji un biznesa partneri.
Ziņojumu subjekti. Ziņojumos par pārkāpumu var būt ietverta informācija par citām attiecīgajām personām (piemēram, vārds, uzvārds, amats, atrašanās vieta, finanšu informācija, attēli vai video), viņu rīcību un apstākļiem, kā arī citi personas dati. Izņēmuma kārtā ziņojumos var būt ietvertas īpašas personas datu kategorijas.
Lietu uzraugi. Par izmeklēšanu atbildīgā persona saņem ziņojumā ietverto informāciju. Šīs personas ir ziņojuma apstrādes nolūkā līdzpārziņu īpaši norīkoti darbinieki. Tiek apstrādāti viņu vārdi, amati, lietotājvārdi un reģistrācijas dati.
5. Piekļuve personas datiem un to izpaušana
Tieša piekļuve ziņojumā esošajiem personas datiem ir tikai Lietu uzraugiem. Juridiska pienākuma vai leģitīmas intereses gadījumā personas datus var izpaust trešajām personām, piemēram, oficiālām iestādēm vai ārējiem auditoriem. Iesniedzot ziņojumu no publiskā vai darba tīklā esoša datora, apmeklētās tīmekļa vietnes tiek reģistrētas pārlūkprogrammas vēsturē un/vai sistēmas reģistrācijas žurnālā, potenciāli ļaujot veikt identifikāciju ārkārtas apstākļos, tādēļ Trauksmes cēlējs tiek aicināts izmantot privātu tīklu un pārlūkprogrammu incognito režīmā.
6. Personas datu apstrāde ES/EEZ dalībvalstīs
Trauksmes celšanas kanāla administrators ir ārējais pakalpojumu sniedzējs: Falcony Ltd., Somijas Komercreģistra ID numurs: 2900763-6, Annankatu 27 A, 00100 Helsinki, Somija, +358 20 131 0611, support@falcony.io (Apstrādātājs). Līdzpārziņiem ir noslēgti spēkā esoši līgumi, lai nodrošinātu, ka Apstrādātājs izmanto tikai tādus personas datus, kas ievākti, izmantojot Trauksmes celšanas kanālu, ko pieļauj spēkā esošie tiesību akti par datu aizsardzību. Apstrādātājam ir apakšuzņēmējs, kurš nodrošina tehnisko datu uzglabāšanu – Amazon AWS, Īrija (Apakšapstrādātājs). Dati tiek apstrādāti un uzglabāti tikai ES/EEZ teritorijā.
7. Datu uzglabāšanas periodi
Ziņojuma dati tiek uzglabāti ne ilgāk kā divus (2) gadus pēc katras izmeklēšanas beigām. Ilgāki uzglabāšanas periodi var būt nepieciešami saistībā ar obligātiem juridiskajiem pienākumiem, kas izriet, piemēram, no kriminālprocesa, juridiskām pretenzijām, darba drošības tiesību aktiem utt.
8. Trauksmes cēlēja tiesības
Trauksmes cēlējam ir tiesības:
- saņemt no Pārziņa apstiprinājumu par to, vai tiek apstrādāti personas dati, kas attiecas uz Trauksmes cēlēju, un, ja atbilde ir apstiprinoša, piekļuvi personas datiem;
- pieprasīt Pārzinim veikt Trauksmes cēlēja personas datu labojumus;
- VDAR 18. pantā norādītajos apstākļos pieprasīt Pārzinim ierobežot savu personas datu apstrādi;
- pieprasīt Pārzinim veikt Trauksmes cēlēja personas datu dzēšanu; vai
- VDAR 21. pantā norādītajos apstākļos iebilst pret savu personas datu apstrādi.
Šīs tiesības noteiktos apstākļos var tikt ierobežotas saskaņā ar VDAR.
9. Informācijas drošība
Visi dati tiek nosūtīti un uzglabāti šifrētā veidā. Nešifrēta informācija netiek sūtīta atklātā interneta tīklā. Pārkāpšanas un netiešas identifikācijas risks ir nenozīmīgs.
10. Pieprasījumi par personas datiem un Trauksmes celšanas kanāla juridiskais pamatojums
Gadījumā, ja jums ir kādi jautājumi par personas datu apstrādi, lūdzu, sazinieties ar 4finance Group Datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz e-pasta adresi privacy@4finance.com.
Jautājumos, kas saistīti ar Trauksmes celšanas kanāla un ziņojuma izmeklēšanas tiesisko regulējumu, lūdzu, sazinieties ar 4finance Group Atbilstības speciālistu, rakstot uz e-pasta adresi: compliance@4finance.com.
Jautājumos par pasākumiem pret noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizāciju, lūdzu, sazinieties ar 4financeGroup noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas apkarošanas vadītāju un norīkoto personu, rakstot uz e-pasta adresi: aml@4finance.com.
